Письмо заказчику

Иногда в отношениях с заказчиками может наболеть. Тогда приходится объяснять свою позицию. Ниже реальное письмо, которое мне пришлось написать заказчику, чтобы объяснить как с нами работать, чтобы мы довели свою работу до конца достойно. Письмо длинное не потому что я графоман, а потому что заказчик сам выбрал такую форму общения. Вообще я все эти идеи умею и доношу всеми доступными средствами.

👇

Суть проектирования чего угодно состоит в том, чтобы создать инструкцию по выполнению чего угодно, что раньше не существовало, с первого раза и минимальными отклонениями от планового качества, сроков и бюджета.

Рабочая документация — это и есть инструкция, оформленная в виде чертежей. Наши проекты выполнены таким образом, что их можно построить в основном без нашего участия, то есть без авторского надзора. Для этого необходимо только одно - строить строго по проекту.

Но мы тоже допускаем ошибки, кроме этого почти на всех проектах в ходе строительства вскрываются обстоятельства, предусмотреть которые проектом либо невозможно, либо очень трудоемко. Поэтому авторский надзор нужен не только вам, Заказчику, но и нам — чтобы обезопасить замысел от непредвиденных проблем и наших собственных ошибок.

У авторского надзора, чтобы он работал, тоже есть правила. Он должен быть авторским, непрерывным и всеобъемлющим.

Авторским он должен быть в том смысле, что мы можем контролировать только проект, который разработали мы, или — в некоторых случаях — проект, детали которого нам известны. Если на проекте появляются другие авторы — в лице ли заказчика, арендатора ли, подрядчика, исполнителя — то, к сожалению, надзор не работает, так как мы перестаем видеть общую картину. Если вы или кто угодно другой хочет внести изменения в проект, мы должны быть в курсе, а еще лучше — мы должны эти изменения в проект вносить сами. Например, если мы для вас сделали планировку и вы ее согласовали, то если, например, арендатор ее хочет поменять, то вы обращаетесь за изменениями к нам, а не меняете планировку сами.

Непрерывным надзор должен быть для того, чтобы мы контролировали весь процесс на всех этапах и могли им управлять. Пока вы нас приглашаете только тогда, когда вам кажется это необходимым, на объекте могут произойти события, о которых мы не будем знать и, соответственно, не сможем отработать возможные проблемы.

Всеобъемлющим надзор должен быть в том смысле, что мы должны быть в курсе всего. Нам должна быть доступна вся важная информация по проекту, а еще лучше вообще вся. Все, что проходит мимо нас, мы не можем контролировать, не можем на это влиять и, соответственно, предотвращать проблемы.

Другая группа причин связана со стратегией ведения проектов.

Во-первых, необходимо понимать, что на любом проекте ВСЕГДА будут допускаться ошибки и происходить проблемы. Такой род проблем можно победить только закладывая резерв по срокам и непредвиденные затраты. Если у вас политика нулевой терпимости к превышению бюджета и до завершения проекта осталась неделя, то определенную группу проблем и ошибок нельзя решить в принципе.

Во-вторых, (понимаю и сочувствую, но) нельзя выбирать самое дешевое предложение на рынке и надеяться на его безупречную реализацию. Систематически выбирая самые дешевые материалы, самых дешевых поставщиков и самых дешевых исполнителей, вы, к сожалению, обрекаете проект на возникновение проблем, причем непредсказуемых. Выбирать самые бюджетные варианты можно, но это требует дополнительных усилий по планированию и увеличенных резервов.

В-третьих, я это уже озвучивал, для успешной реализации проекта крайне важно иметь полную картину. Необходимо иметь и постоянно отслеживать общий бюджет, сводную смету и общий график работ всех исполнителей. Это сложнейшая задача — одна из причин по которой заказчики выбирают Генподряд, чтобы не решать эту задачу своими руками.

«Как происходит завал проекта и как его избежать»?

Завал происходит из-за игнорирования принципов проектной деятельности (как стратегических, так и операционных). Избежать его можно путем применения этих самых принципов:

1. Для каждого проекта необходимо разрабатывать и отслеживать ключевые документы проекта — генеральный бюджет, сводную смету и общий график работ.
2. Для каждого проекта необходимо предусматривать непредвиденные затраты (минимум 5%) и резерв по срокам. Если у проекта фиксированный бюджет, то непредвиденные затраты и резерв сроков должны быть больше. Если проект ограничен еще и по срокам, то непредвиденные затраты должны быть еще больше.
3. Если вы приглашаете на проект проектировщика (или нескольких проектировщиков), то вам необходимо признать творческое и техническое лидерство одного проектировщика на проекте и дальше следовать этому признанию до конца проекта. Это не значит, что нельзя вмешиваться в процесс проектирования и что-то менять. Это значит, что менять что-то в проекте нужно руками этого выбранного проектировщика. Еще раз — на проекте должен быть только один автор. Если их несколько, то нет лидерства, а нет лидерства, нет ответственности.
4. Автор проекта должен быть как минимум осведомлен обо всех событиях проекта, а еще лучше должен быть непосредственно вовлечен в процессы, этим событиям предшествующие. Если вы выбираете поставщика — ставьте автора в известность, если решили поменять цвет потолка — посоветуйтесь, если арендатор что-то попросил — то сразу к автору и т.д.
5. В общем случае любой проект необходимо выполнять в строгом соответствии с рабочей документацией. Любую самодеятельность любых участников необходимо исключить.
6. Если не планируется использование Генподряда, если проект сложный, если планируется использовать решения/материалы/исполнителей с минимальной ценой и если предполагаются изменения в ходе строительства (по любым причинам), то на проекте необходимо закладывать полноценный авторский и технический надзор.
7. Необходимо придерживаться правила — можно менять что угодно сколько угодно на стадии проектирования, но на стадии строительства нужно относиться к изменению как к проклятию. Анализ изменений в ходе строительства сильно осложнен ограниченностью сроков, часто просто нельзя быстро оценить к чему приведет казалось бы невинная замена малозначимого элемента. Поэтому в ходе строительства нужно стремиться к тому, чтобы изменения вносились только если ситуация безвыходная.
8. В случае возникновения любых изменений по любым поводам с любыми участниками в ходе авторского надзора, автор проекта должен быть как минимум извещен об этих изменениях, но еще лучше, если автор будет включен в обсуждение таких изменений и иметь голос в их согласовании или опротестовании. Если, например, прораб имеет право самостоятельно менять проект и никому об этом не сообщать, то, к сожалению, даже полноценный надзор не избавит от возникновения проблем.

Этим письмом я не снимаю с себя ответственность за ошибки, но как и в любых сложных отношениях, проблемы, к сожалению, не сводятся к действиям только одной стороны.