Про как всё успеть

Сотрудничаю с одним исполнителем на удалёнке. Хороший парень, но сроки хронически не соблюдает.

Уже несколько раз обсуждали это с ним, в последний раз после очередного «прорыва», излилось из него что-то типа, «да как мне успеть, когда у меня три работы, да еще и всякие неожиданные доделки прилетают?».

Когда человек вот так спрашивает в сердцах, вопрос почти никогда не бывает риторическим. Поговорил с ним, пересказываю вам.

Сон и отдых

Ни при каких условиях нельзя жертвовать полноценным сном. Может показаться очень привлекательным поработать сегодня до 2 часов ночи, зато избавиться от задачи на завтра. Проблема в том, что недосып подрывает продуктивность сильнее, чем выгода от него. Единственное, что может оправдать недосып — встретить семью в 4 утра на вокзале. К «как всё успеть» это отношения не имеет. Сон — это ежедневный отдых, выходные — еженедельный. Принцип тот же — по крайней мере один день нужно полностью отключаться от работы. В долгосрочной перспективе это эффективнее, чем работать по выходным.

Сколько часов в сутках?

Удивительное дело, но многие не в курсе того, сколько часов у них в сутках. Я имею в виду часов, которые можно выделить на работу. Вычитаем полноценный сон, бытовые обязанности, время с семьей, дорогу туда-обратно и всё, что нужно ещё. Всегда преуменьшайте. Например, у меня в будний день на работу не более 10 часов. Для сравнения раньше я думал, что у меня в сутках 24 минус сон часов.

Важно помнить, что этот ресурс меняется со временем. С появлением семьи и детей особенно сильно, но есть и другие факторы.

Учёт рабочего времени

Включайте таймер, подводите итог в конце дня сколько времени у вас занимают задачи и удивляйтесь. Статистика страшная сила. Мало того, что вы будете знать реальную трудоемкость задач, вы также сможете увидеть какие именно задачи вы выполняете неэффективно. Эффективность можно подтянуть. Особенно важно вести учёт непредвиденным работам — например, когда заказчик просит 22 правки вместо 2, на которые вы рассчитывали.

В качестве таймера я больше 13 лет использую toggl.com.

Трудоёмкость

Никогда, вообще никогда нельзя путать срок и трудоемкость. Когда вас спрашивают сколько займет времени выполнение задачи, автоматическая реакция — ответить в единицах трудоемкости. Не надо. Относитесь к трудоемкости как к себестоимости. Трудоёмкость — это сколько стоит задача в часах для вас. Озвучивайте не трудоёмкость, а срок (длительность)

Резерв времени

Чтобы озвучить длительность выполнения, нужно взять длительность выполнения похожих задач из опыта (учёт рабочего времени) и добавить резерв. Чем меньше статистики, тем больше резерв; чем более неожиданная задача, тем больше резерв; чем больше у вас параллельных проектов, тем больше резерв.

Пока не наберётесь опыта, записывайте не только трудоемкость в таймере, но еще где-то сколько вы изначально планировали. Ошиблись — в следующий раз вводите поправку.

Резерв гонорара

Это при работе за деньги. Время = деньги. Стоимость работы нельзя занижать. Если ваш гонорар не позволяет вам иметь достаточный резерв времени, то зуб даю вы заработаете еще меньше (потому что будут потери в накладках, в выгорании и т.д.). Если вы хронически срываете сроки, это почти всегда намек на то, что нужно поднимать ставки.

Планируйте планирование

Учёт рабочего времени, подумать заложить резервы, проанализировать и сделать выводы — это всё тоже требует времени. Его тоже нужно предусмотреть. Мысль простая, но до действий иногда не доходит. Мой метод — 15 минут утром на разбор вчерашнего дня и планирование текущего; 1 раз в месяц разбор статистики за месяц и выводы.

Субъективность срочности

Кому-то «срочно» это минута в минуту, кому-то до конца недели. Старайтесь не использовать свое стереотипное отношение к срочности при работе с конкретным заказчиком. Уточняйте его «диапазон точности». Частенько вы будете из кожи вон лезть, чтобы сдать задачу в срок, который никому не нужен. У вас есть возможность так не делать.

Не высиживайте проблему

Даже при использовании всех свистков и помогалок любой нормальный человек ошибётся. В какой-то момент вы поймете, что не успеваете. Архиважно этим пониманием сразу же делиться. Чем раньше вы сообщите о том, что не успеете, тем лучше для всех. Признание проблемы только утвердит другую сторону в профессионализме. Это уважение к другой стороне, возможность перепланировать свое время. У этого просто нет минусов. Как только вы поняли, что не успеете, сразу же об этом говорите. Как вы это поймете? Например, прошел день, а вы задачу даже не потрогали. Это плюс день.

Всегда есть соблазн использовать в таких случаях резерв. Воздержитесь.

Окно передачи мяча

Когда вы работаете для кого-то, это всегда означает обмен информацией и решениями. Когда вы не успеваете, можно нарочно перекинуть задачу на другую сторону. Часто для этого просто достаточно запросить мнение. Пока другая сторона думает и отвечает, вы сможете где-то что-то подтянуть. Увлекаться, конечно, не стоит — на другой стороне тоже не дураки и поймут, что вы искусственно тянете резину. «Окно» потому что есть момент «ну где вы раньше были?», после которого такой действие будет выглядеть как лютый непрофессионализм и сабботаж. Чтобы использовать окно нужно, опять же, не высиживать проблему. Понимаете, что не вытягиваете — передавайте мячик.

Изменение задачи = новая задача

Частенько вам будет прилетать изменение задачи в процессе её выполнения. Любое уточнение задачи — это повод к пересмотру сроков. Если вас послали за молоком, а по дороге напомнили про батон — ваша ответственность сообщить, что, например, это не по пути и займет в 2 раза больше времени.

Доделки/переделки это тоже новые задачи. Их тоже нужно планировать со всей серьезностью.

Стратегическое планирование

Про окно и реакцию на уточнение задачи — это примеры стратегического мышления при планировании. Стратегически мыслить значит оценивать ситуацию и находить нестандартные ходы для достижения цели с минимальными потерями. Прочитайте книгу-две про стратегическое мышление. Пригодится.

Приоритет, то есть, по сути, выбор очередности выполнения задач, должен быть стратегическим. В этом смысле не работает какой-то один метод: «три дела», «изи винс», «съесть лягушку», «просто начать» или еще какой-то. Выбор метода зависит от ситуации.

У вас может сильно гореть срок по одному проекту и первым желанием будет заняться именно им; но стратегия может диктовать, что нужно продвинуть совсем другой проект, освобождая силы и фокус.

Развитие стратегического мышления — отдельная история, но вы теперь хотя бы знаете, что есть что-то что можно развивать 💪

Невыполнение задачи это тоже событие

Бытовая логика предполагает, что приоритеты нужно обновлять после выполнения задачи. Полезно помнить, что приоритеты нужно обновлять и после невыполнения задачи. Банальная мысль, но именно поэтому ее легко забыть подумать.

Мастер-план

В жизни не так, как в менеджере задач — задачи перемешаны с проектами, проекты перемешаны друг с другом. Когда проектов 3-4, в принципе можно справиться с управлением ими в уме. Но вообще лучше завести себе всеобщий план. Представляете маркерную доску в отделении скорой помощи как в сериале про врачей? Вот что-то такое. На личном уровне уходить в сложные решения не нужно, нужно что-то, что будет вам наглядно показывать общую картину. Это очень выручает, когда задач и проектов много.

За исключением пары пунктов мысли применимы к любой ситуации и любому оппоненту — жене, тёще, начальнику, заказчику.