Про систему приоритизации или «теснота матрицы Эйзенхауэра»

Я думаю мало кто не знает о системе приоритизации задач по принципу Важности и Срочности. Эта система также называется матрицей Эйзенхауэра. Принцип простой:

• делай в первую очередь срочные и важные задачи;
• планируй важные, но несрочные задачи;
• перепоручай срочные, но неважные задачи;
• от несрочных и неважных задач старайся избавиться;

Я, как любой нормальный productivity гик, в свое время попробовал эту систему и — это должно быть понятно из заголовка — мне она не зашла. Почему?

1. Непонятно что делать, если все задачи в списке срочные и важные.
2. Как правило у задачи нет стабильной срочности. Задача сначала несрочная, но чем ближе дэдлайн, тем срочнее она становится. За срочностью постоянно приходится следить.
3. Важность задач тоже плавающая, хотя она меняется не так быстро как срочность.
4. Определение важности задачи вообще отдельная и иногда непростая процедура, требующая высокой осознанности.
5. В матрице Эйзенхаура нет намека на сложность задачи. То есть, например, если у меня на руках 10 срочных и важных задач, то подразумевается, что я должен делать их, хотя они могут кардинально отличаться по сложности выполнения.

Матрица Эйзенхауэра явно несовершенна, поэтому на нее надстраивают другие системы. Например, взять 3 самых важных дела и сначала выполнять самое сложное. Или наоборот сначала выполнять самое простое. Или не три дела, а одно.

Я пришел и в течение уже довольно продолжительного периода использую модифицированную систему. Я добавил для задач еще два измерения — Дисциплину и Фокус.

Для выполнения некоторых задач требуется дисциплина. Это режим “не хочу, но надо”. Такие дела есть в любом процессе — и в бытовом, и в профессиональном. С одной стороны, дела требующие дисциплины очевидно нужно делать. Во-первых, потому что иначе они не сделаются, а, во-вторых, потому что регулярно делая что-то с использованием дисциплины, есть реальный шанс превратить это в привычку и к помощи дисциплины больше не прибегать. Но, с другой стороны, возможность выполнять задачи только на голой дисциплине ментально ограничены. Конечно, дисциплину можно развивать. Кому-то дисциплины хватит на 20 минут, кому-то на 2 недели, кому-то на 2 года. Но дело даже не в том, что дисциплина это ограниченный ресурс, а в том, что ненадежный. Поэтому планируя задачи, я стараюсь чётко представлять сколько дисциплины, сколько воли мне потребуется для их выполнения. У меня может быть 10 срочных и важных дел, но я стараюсь не планировать больше 2-3 серьёзных дел в день, которые требуют от меня волевых усилий. Самые понятные задачи, требующие дисциплины — сделать уборку, встать в 6 утра и сходить в спортзал, домучить на работе проект.

Фокус — это про то, какой степени умственного сосредоточения требует задача. Есть задачи, которые можно делать пяткой левой ноги, параллельно смотря ютуб или разговаривая по телефону. А есть задачи, которые не получается нормально делать, если за окошком соловьи надрываются, например. Это тоже нужно учитывать. Задачи требующие мало фокуса можно планировать без оглядки на свое состояние. Задачи, требующие сосредоточения и особенно экстремального сосредоточения, нужно планировать с учетом своих возможностей, своего состояния и контекста.

• Планировать по возможностям, это значит знать свой предел работы в глубоком фокусе. Самые-самые продвинутые в глубоком фокусе могут работать не больше 4-5 в день. Остальные меньше и свою норму нужно знать.
• Способность к фокусу очень зависит от физического и эмоционального состояния. Нужно уметь его определять и примерно соизмерять с задачей. Например, я сейчас пишу этот текст и понимаю, что мне нужно хотя бы 30-40 минут для работы сосредоточенно. Если бы я писал этот текст в конце рабочего дня, то скорее всего мой ресурс был бы на исходе.
• И очень важен контекст. То есть буквально в каком окружении вы оказались. Например, я могу писать текст рано утром, пока семья спит, но когда рядом бегают дети я вообще не могу сосредоточиться. И это превращает теоретические 4 часа на задачи глубокого фокуса в 1,5-2 часа в день на выходных.

Планирую задачи я тоже не абы как. Вообще, для меня планирование это отдельная и очень сложная задача. С одной стороны мне нравится планировать, с другой стороны, я разумеется понимаю, что действия важнее планирования (что не мешает мне иногда скатываться в «прокрастинацию планирования»). Но о планировании как-нибудь в другой раз, этот пост про приоритизацию именно действий.

Получается так, что нижняя часть матрицы Эйзенхауэра меня устраивает.

Несрочные и важные дела я планирую по определенной системе.

А вот срочные и важные я дальше разбиваю на матрицу Фокуса-Дисциплины. И получается так, что я выбираю обычно примерно четверть дел, требующих фокуса, четверть или меньше дел, требующих дисциплины, а все остальное — важное и срочное, но не особо требовательное к фокусу и дисциплине.

А у вас как?